Nieuwe patiënten inplannen
Een nieuwe patiënt belt één keer. Uw digitale assistent neemt op, kent uw kennismakingsprocedure en plant het eerste gesprek direct in.
Voor tandartsen & praktijken
Een digitale assistent die uw praktijk telefonisch bereikbaar houdt.
Nieuwe patiënten bellen één keer. Wordt er niet opgenomen, dan bellen ze de praktijk verderop. Opsio neemt uw telefoon op, plant nieuwe patiënten in en beantwoordt veelvoorkomende vragen, ook tijdens behandelingen en buiten openingstijden.
Het probleem
De telefoon is uw drukste collega, en uw grootste risico.
Een gemiddelde tandartspraktijk krijgt elke dag tientallen oproepen binnen. Tijdens een behandeling kan niemand opnemen. Tussen 17:00 en 09:00 ook niet. En in de lunchpauze, vakanties of bij ziekte van uw assistente al helemaal niet.
Het probleem: een nieuwe patiënt belt één keer. Wordt er niet opgenomen, dan belt hij de volgende praktijk op de lijst. Dat zijn geen verloren telefoontjes. Dat zijn verloren patiënten, en daarmee tienduizenden euro's aan levenslange omzet die u nooit hebt zien binnenkomen.
Dit probleem is zo groot dat een Britse tandarts er zelfs een eigen systeem voor ontwikkelde, dat inmiddels door honderden praktijken in het Verenigd Koninkrijk wordt gebruikt. De boodschap: dit is geen luxe, dit is een gemiste kans die elke dag terugkomt.
Een rekenvoorbeeld
Gemiste oproepen per week
15 – 25
Stel: 2 daarvan zijn nieuwe patiënten
× 50 weken
Gemiddelde levenslange waarde
€ 2.500
Misgelopen omzet bij één verloren patiënt per week
€ 125.000+
De oplossing
Een digitale assistent die uw telefoon overneemt.
Opsio is geen vervanging van uw assistente. Het is een extra collega die opneemt wanneer uw team druk bezig is, en doet wat een telefoon vraagt: patiënten te woord staan, afspraken inplannen en vragen beantwoorden.
01. Telefoonreceptie
Altijd bereikbaar, nooit een voicemail.
Uw digitale assistent begroet patiënten met de naam van uw praktijk, in vloeiend Nederlands. Geen wachtmuziek, geen voicemail, geen gemiste gesprekken. Ook niet tijdens behandelingen of buiten openingstijden.
- Eigen begroeting en stem
- Werkt 24 uur per dag, ook in weekenden
- Onbeperkt aantal gesprekken tegelijk
Voorbeeldgesprek
Patiënt · 09:11
"Hallo, doen jullie ook tanden bleken?"
Lisa · 09:11
"Ja, dat doen we. Wilt u daar een afspraak voor inplannen?"
Patiënt · 09:11
"Graag, wat zijn de mogelijkheden?"
Lisa · 09:11
"Ik plan u graag in voor een kennismakingsgesprek. Heeft u voorkeur voor ochtend of middag?"
02. Afspraken inplannen
Boekt direct in uw agenda.
Nieuwe patiënten, herhaalafspraken, controles: uw digitale assistent kent uw agenda en plant het juiste behandeltype op het juiste moment in. De patiënt krijgt direct een bevestiging per sms of e-mail.
- Gekoppeld aan uw bestaande agenda
- Stuurt direct een bevestiging per sms
- Verschillende behandeltypes en tijdsblokken
Voorbeeldgesprek
Patiënt · 11:03
"Ik ben een nieuwe patiënt en wil graag een afspraak maken."
Lisa · 11:03
"Welkom bij de praktijk. Ik plan u in voor een kennismakingsgesprek. Volgende week dinsdag om 10:30, schikt dat?"
Patiënt · 11:03
"Prima. Mag ik de bevestiging per sms?"
Lisa · 11:03
"Ik stuur de bevestiging zo naar uw mobiel. Tot dinsdag."
03. Vragen beantwoorden
Kent uw praktijk van A tot Z.
Openingstijden, parkeermogelijkheden, vergoedingen, behandelingen, prijzen, locatie: uw digitale assistent leert uw praktijk en geeft het juiste antwoord. Bij vragen over prijzen kunt u zelf bepalen wat wordt gezegd, van ‘in lijn met de markt’ tot een doorverwijzing naar uw website.
- U bepaalt zelf wat er wel en niet wordt gezegd
- Werkt op basis van uw eigen praktijkinformatie
- Voor patiënten in het Engels en Duits
Voorbeeldgesprek
Patiënt · 19:48
"Tot hoe laat kan ik morgen langskomen voor een controle?"
Lisa · 19:48
"De praktijk is morgen geopend van 08:30 tot 17:00. Wilt u dat ik een afspraak voor u inplan?"
Patiënt · 19:48
"Is er parkeergelegenheid bij de praktijk?"
Lisa · 19:48
"Voor de deur is betaald parkeren. Achter het gebouw kunt u gratis parkeren."
04. Doorverbinden en terugbellen
Spoed? Direct naar de juiste persoon.
U bepaalt wanneer een gesprek door een mens moet worden afgehandeld: bij spoedklachten, vragen van bestaande patiënten of klachten. De rest handelt uw digitale assistent zelfstandig af, of laat netjes terugbellen op een afgesproken moment.
- Aangepaste regels per situatie
- Spoedmeldingen direct doorverbinden
- Volledige samenvatting per mail
Uw doorverbindregels
Regel 1
Als patiënt spreekt over “pijn” of “spoed”, dan direct doorverbinden naar de praktijklijn.
Regel 2
Als de praktijk gesloten is, dan terugbelverzoek inplannen voor de volgende werkdag.
Anders
Afspraak inplannen of vraag beantwoorden.
Voor uw praktijk
Concreet: wat doet Opsio in uw dagelijkse praktijk?
Vier situaties die in elke praktijk voorkomen, en die uw digitale assistent zelfstandig afhandelt.
Herhaalafspraken & controles
Een bestaande patiënt wil een halfjaarlijkse controle inplannen. Uw digitale assistent zoekt de juiste tijdsblok en bevestigt de afspraak.
Veelgestelde vragen
Openingstijden, parkeren, behandelingen, vergoedingen: vragen die elke dag binnenkomen worden direct beantwoord, zonder uw team te onderbreken.
Spoed en pijnklachten
Spoedmeldingen herkent uw digitale assistent direct. Die worden, volgens uw regels, doorverbonden naar de juiste persoon.
Wat u krijgt
Geen vervanging van uw team. Een digitale collega.
Opsio is uw digitale receptionist voor de momenten waarop uw team niet kan opnemen. Niet om mensen te vervangen, wel om te zorgen dat geen patiënt meer onbeantwoord blijft.
Volledige opnames & transcripten
Elk gesprek wordt opgenomen en woordelijk uitgetypt. U houdt altijd zicht op wat er is besproken.
Samenvatting per mail
Na elk gesprek ontvangt u een korte samenvatting met de gemaakte afspraak en eventuele actiepunten.
SMS-bevestigingen
Patiënten ontvangen direct na het gesprek een sms met de afspraakdetails. Minder no-shows, minder onduidelijkheid.
Live in 7 dagen
Geen IT-traject. Wij stellen alles in op uw praktijk, u luistert mee tijdens de testfase en geeft akkoord.
Aanpasbaar op elk moment
Verandert er iets in uw praktijk? Openingstijden, tarieven, behandelingen: wij passen het door.
Werkt met uw bestaande systeem
Geen overstap naar nieuwe software. Uw digitale assistent koppelt aan uw huidige agenda en werkwijze.
Volgende stap
Zien hoe het werkt voor uw praktijk?
In een gesprek van een half uur laten we zien hoe uw digitale assistent eruit zou zien, met uw praktijknaam, uw openingstijden en uw behandelingen.
7 dagen
Gemiddelde implementatietijd
24/7
Bereikbaar, ook in weekenden
NL / EN / DE
Talen voor uw patiënten