Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst ("Verwerkersovereenkomst") vormt een onlosmakelijk onderdeel van de overeenkomst tussen Opsio en de Klant (de "Hoofdovereenkomst") en is van toepassing voor zover Opsio in het kader van de uitvoering van de Dienst persoonsgegevens verwerkt namens de Klant.

Verwerkingsverantwoordelijke: de Klant
Verwerker: Opsio, KvK 92831745, Culemborg

Laatst bijgewerkt: [datum invullen bij publicatie]

Artikel 1 — Definities

Begrippen in deze Verwerkersovereenkomst hebben de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan toekent, waaronder "persoonsgegevens", "verwerking", "verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker", "subverwerker" en "betrokkene".

Artikel 2 — Onderwerp en duur

2.1 Opsio verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van en in opdracht van de Klant, in het kader van het leveren van de AI-receptionist dienst: het afhandelen van inkomende telefoongesprekken, het vastleggen van leads, het plannen van afspraken en het versturen van notificaties en bevestigingen.

2.2 Deze Verwerkersovereenkomst geldt voor de duur van de Hoofdovereenkomst en eindigt van rechtswege bij beëindiging daarvan, met uitzondering van bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om voort te duren (waaronder geheimhouding en aansprakelijkheid).

Artikel 3 — Aard, doel en categorieën van verwerking

3.1 Categorieën van betrokkenen: bellers/contacten van de Klant (waaronder (potentiële) klanten, patiënten of leads van de Klant).

3.2 Categorieën van persoonsgegevens: naam, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam (indien van toepassing), inhoud van het telefoongesprek (audio-opname en/of transcript), gesprekssamenvatting, en eventuele urgentie-classificatie.

3.3 Opsio verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) als doel van de Dienst. Indien een beller tijdens een gesprek uit eigen beweging dergelijke informatie deelt, wordt deze uitsluitend opgeslagen als onderdeel van de gespreksopname/het transcript en niet apart verwerkt of geanalyseerd door Opsio.

3.4 Doel van de verwerking: het technisch mogelijk maken en uitvoeren van de AI-receptionist dienst zoals overeengekomen in de Hoofdovereenkomst. Opsio verwerkt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, behoudens geaggregeerde en geanonimiseerde analyse ter verbetering van de algemene dienstverlening, waarbij geen herleidbare persoonsgegevens worden gebruikt.

Artikel 4 — Verplichtingen van Opsio

4.1 Opsio verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Klant, zoals vastgelegd in de Hoofdovereenkomst, tenzij een wettelijke verplichting Opsio tot verwerking verplicht.

4.2 Opsio waarborgt dat personen die onder haar gezag handelen en toegang hebben tot persoonsgegevens, gebonden zijn aan geheimhouding.

4.3 Opsio treft passende technische en organisatorische maatregelen om een passend beveiligingsniveau te waarborgen, waaronder versleutelde opslag, toegangsbeheer op basis van need-to-know, en periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen.

4.4 Opsio bewaart gespreksopnames en transcripten gedurende maximaal 30 dagen na de datum van het gesprek, waarna deze automatisch worden verwijderd, tenzij de Klant deze zelf heeft opgeslagen of een wettelijke bewaarplicht langere bewaring vereist. Gestructureerde leadgegevens (naam, contactgegevens, gesprekssamenvatting) blijven, ten behoeve van het CRM-doel van de Dienst, bewaard voor de duur van de Hoofdovereenkomst.

4.5 Opsio assisteert de Klant, binnen redelijke grenzen en tegen vergoeding van redelijke kosten indien de inspanning substantieel is, bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen tot inzage, rectificatie, verwijdering of overdraagbaarheid van hun persoonsgegevens.

Artikel 5 — Subverwerkers

5.1 De Klant geeft Opsio hierbij algemene toestemming om voor de uitvoering van de Dienst gebruik te maken van de volgende subverwerkers:

Subverwerker	Functie
ElevenLabs	Spraaktechnologie (tekst-naar-spraak / AI-stem)
GoHighLevel (HighLevel Inc.)	CRM-platform en gespreksregistratie
Make.com	Automatisering tussen systemen
Google (Google Workspace)	E-mailcommunicatie en notificaties
Moneybird	Facturatie (geen toegang tot gespreksgegevens)

5.2 Opsio waarborgt dat met genoemde subverwerkers afspraken zijn gemaakt die ten minste een gelijkwaardig beschermingsniveau bieden als deze Verwerkersovereenkomst, en dat bij doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte passende waarborgen worden getroffen (zoals deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework of het gebruik van Standard Contractual Clauses).

5.3 Opsio informeert de Klant indien zij voornemens is een nieuwe subverwerker in te schakelen of te vervangen, zodat de Klant hiertegen binnen een redelijke termijn bezwaar kan maken op redelijke gronden.

Artikel 6 — Datalekken

6.1 Opsio informeert de Klant zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, over een beveiligingsincident dat heeft geleid of redelijkerwijs kan leiden tot een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens, zodat de Klant zo nodig kan voldoen aan haar eigen meldplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen.

6.2 De melding omvat, voor zover op dat moment bekend, de aard van het incident, de (vermoedelijke) categorieën en aantallen betrokkenen en gegevens, en de reeds genomen of voorgenomen maatregelen.

Artikel 7 — Audit

7.1 De Klant heeft het recht, eenmaal per jaar en met een redelijke termijn van aankondiging (minimaal vier weken), Opsio te verzoeken om informatie te verstrekken waaruit naleving van deze Verwerkersovereenkomst blijkt. Opsio kan hieraan ook voldoen door het overleggen van relevante certificeringen, beveiligingsdocumentatie of een samenvattend auditrapport.

Artikel 8 — Aansprakelijkheid

8.1 Aansprakelijkheid voortvloeiend uit deze Verwerkersovereenkomst is onderworpen aan de aansprakelijkheidsbepalingen van de Hoofdovereenkomst (algemene voorwaarden Opsio, artikel 8), voor zover de AVG of andere dwingendrechtelijke bepalingen zich daar niet tegen verzetten.

Artikel 9 — Beëindiging

9.1 Bij beëindiging van de Hoofdovereenkomst verwijdert of retourneert Opsio, naar keuze van de Klant, de bij haar nog aanwezige persoonsgegevens binnen 30 dagen, tenzij een wettelijke verplichting langere bewaring vereist.

Artikel 10 — Slotbepalingen

10.1 Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

10.2 Bij strijdigheid tussen deze Verwerkersovereenkomst en de Hoofdovereenkomst prevaleert, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens, deze Verwerkersovereenkomst.

Dit document is een conceptdocument, opgesteld conform de structuur van artikel 28 AVG. Opsio adviseert dit voor publicatie te laten controleren door een juridisch adviseur, in het bijzonder de actuele status van internationale doorgifte-waarborgen bij de genoemde subverwerkers.